En el mundo de los negocios, la fluidez de las relaciones personales es fundamental para el éxito. Sea cual sea el rubro comercial o industrial en el que te desenvuelvas, seguro las reuniones serán parte de tus dinámicas diarias.
Bajar líneas de acción, llegar a acuerdos compartidos, establecer planes y objetivos o revisar el cumplimiento de las metas, son algunos de los grandes temas que pueden ser abordados en estos encuentros.
Pero, para que sean realmente efectivos, conviene conocer e implementar el protocolo para reuniones. Y es que, sea bajo el formato presencial o a través de las herramientas de la tecnología como las videollamadas, cada reunión ha de tener un objetivo puntual. En este sentido, contar con herramientas protocolarias para organizarlas, es la mejor manera de garantizar que sean realmente eficaces y productivas.
Para entender este tema con mayor claridad, te presentamos la siguiente infografía explicativa:
Infografía ofrecida por Wrike – Software Para Manejo De Proyectos
Tabla de contenidos
Los 15 códigos de conducta que debes implementar para reuniones exitosas
Las técnicas y tendencias de la gerencia moderna se han transformado, y permanecen en una evolución constante. Las directrices apuntan a modelos más horizontales, en los que las jerarquías sean menos rígidas y se apueste a la colaboración.
En este sentido, el cumplimiento de objetivos se alza como el principal patrón de evaluación del desempeño. Herramientas como un software para manejo de proyecto resultan de gran utilidad para que tanto los proyect manager como todos los colaboradores, puedan hacer un seguimiento oportuno a las tareas.
Parte de esa efectividad debe dejarse ver también en las reuniones, que deben ser concretas y cumplir con una función específica.
1. Prepara y practica la presentación
Muchas de las reuniones que tenemos a diario, son para escuchar propuestas, llegar a acuerdos y manifestar opiniones. Pero hay otras en las que somos nosotros quienes debemos presentar ante un equipo de trabajo, una propuesta en concreto. Si este es el caso, es vital que prepares y practiques con detenimiento la presentación. Organiza tus ideas y piensa en los posibles argumentos para dar respuesta concreta a las dudas que pueda presentar tu auditorio.
2. Prueba las herramientas tecnológicas
Si vas a hacer una presentación, te recomendamos que no dejes nada al azar. Prueba el micrófono, la cámara, los altavoces y todas las herramientas que puedas necesitar. Que todo funcione a la perfección también es sinónimo de profesionalismo.
3. Vístete de manera correcta
Si vas a presentar una idea ante la junta directiva de la empresa, o ante los gerentes de departamentos, no solo importa lo que digas, sino también tu apariencia. Vístete de manera formal y ejecutiva. Recuerda que tu imagen también comunica.
4. Ubica el espacio adecuado
Parte de la planificación de la reunión, es buscar una sala tranquila, en la que entren cómodamente todos los invitados, y esté dotada con la tecnología que requieras. El entorno también influye en la transmisión del mensaje.
5. Cuida la puntualidad
Si eres tu quien va a realizar la presentación, ocúpate de ser el primero en llegar y ten todo listo para iniciar a la hora indicada. Si eres invitado a la reunión, cuida de tu puntualidad.
Puede que parezca una pequeñez, pero es uno de los mejores consejos que podemos darte: ten abierto en tu computador, solo aquello que necesites para la reunión. Así te evitarás el momento incómodo de entrar a tu Facebook o a Amazon por accidente.
7. Activa el vídeo para reuniones remotas
El teletrabajo es cada día más común, por lo que muchas de las reuniones se han trasladado a estas plataformas. Si es tu caso, recuerda activar siempre la función de vídeo. Es una muestra de respeto y de integración con el otro.
8. Preséntate siempre
Parte de los códigos de protocolo de las reuniones, incluyen que te presentes de manera formal. Quizás si es una reunión con tu equipo de trabajo cercano, no sea necesario. Pero si hay invitados o personas de otros departamentos, siempre es recomendable que lo hagas.
9. Haz presentaciones cortas y concisas
Las reuniones demasiado largas pierden pronto efectividad. Más bien apuesta por hacer presentaciones cortas, en las que los presentes puedan mantener fácilmente la atención. Mientras más preciso seas con la información transmitida, mejores serán los resultados del encuentro.
10. Silencia el micrófono mientras los demás hablan
Otra norma de conducta para las reuniones que se realizan por vídeo, es silenciar el micrófono mientras otras personas están interviniendo. Así evitas ruidos molestos y obstáculos en la comunicación.
11. Se amable
Aunque suene básico, es vital ser amable, empático y educado con todos los participantes de la reunión. Aunque hayan puntos de vista divergentes, procura expresarlos con educación y profesionalismo.
12. Presta atención
Evita el teléfono, las redes sociales y las distracciones. Parte vital del código de conducta en una reunión, es enfocarte al 100% en el tema que se trata.
13. Preguntas al final
Otra de las recomendaciones para mantener el orden y la efectividad de la reunión, es pedir a los asistentes que concentren las preguntas en el final. Así no se perderá la coherencia discursiva.
14. Toma notas
Los participantes de las reuniones suelen aportar ideas, opiniones o comentarios. Es conveniente que una persona se dedique a tomar nota sobre esos aportes que surgen del intercambio de ideas.
15. Agradece
Y para cerrar, recuerda siempre agradecer a los presentes por el tiempo, el interés y los aportes que han realizado en la reunión.