Si, alguna vez, has pensado en un ERP qué es y para qué sirve, llegaste al lugar indicado. En este artículo, te explicaremos las características y los beneficios de una de las soluciones tecnológicas más eficientes en el mundo empresarial.

De entrada, déjanos decirte que un ERP es un software que centraliza la información de una empresa en una sola plataforma, haciendo los datos más accesibles, y automatiza muchas tareas repetitivas. Si quieres saber más, sigue bajando el cursor y lee el contenido que preparamos para ti desde Futuro Eléctrico.

Tabla de contenidos

¿Qué es un ERP?

Un ERP, o conocido de una forma un poco más técnica como Enterprise Resourse Planning o Planificación de Recursos Empresariales, es un software que centraliza y automatiza todos los procesos de una empresa. La función de este tipo de tecnologías es unificar la gestión de las áreas clave, como finanzas, recursos humanos, fabricación, ventas e inventario, en una única plataforma para facilitar el acceso a la información y la realización de distintas tareas de forma más productiva.

En cierto modo, un ERP puede convertirse en el “sistema nervioso central” de una empresa; y lo decimos porque este software mantiene todo cohesionado e integra todos los departamentos de la organización, algo que elimina el uso de múltiples plataformas independientes que, en ocasiones, pueden ocasionar una fragmentación de la información y un aumento en el error humano. Al final del día, esto se traduce en una toma de decisiones más informada, en más productividad y en mejor aprovechamiento de los recursos tanto materiales como humanos que hay dentro de la organización.

Características clave de un ERP: ¿cómo mejora el rendimiento de las organizaciones?

Integración y automatización

Los programas de gestión para empresas son capaces de fusionar los procesos de diferentes áreas en una misma interfaz. Ya sean finanzas, ventas, cadenas de suministro o gestión de inventario, un ERP unifica todos los datos y permite una colaboración óptima entre distintos departamentos, lo que es fundamental a la hora de tomar decisiones estratégicas o de llevar a cabo proyectos que involucran a toda la organización.

Otra característica clave de estos software es la automatización de procesos. Cuando implementan esta tecnología, las empresas pueden automatizar tareas repetitivas y muy manuales como facturación, pagos de proveedores, órdenes de compra o gestión de los inventarios; a la larga, esto reduce los errores humanos, mejora la eficiencia operativa y le da libertad a los miembros del equipo para dedicarse a labores más estratégicas y que contribuyan al crecimiento de la empresa.

Escalabilidad

Los ERP son tecnologías 100 % escalables porque se adaptan a las necesidades y al crecimiento de cada empresa. Por lo general, estos software cuentan con distintos módulos independientes que permiten gestionar una tarea específica y almacenan toda la información en una base de datos común, lo que les da la libertad a las empresas de implementar las funcionales que necesitan inicialmente para gastar menos dinero y, a medida que la empresa crezca, instalar nuevos módulos para satisfacer los requerimientos que tenga la organización en un momento determinado.

Y lo mejor de todo es que no deben hacerse grandes reestructuraciones, los ERP son muy flexibles y permiten hacer cambios fácilmente.

Información en tiempo real

Un ERP no solo centraliza la información, sino que la hace muy accesible y todos los datos son en tiempo real. Para las empresas, este es un beneficio muy valioso, puesto que el sistema da una visión global del estado actual del negocio para identificar problemas de forma más rápida y eficiente, y para hacer seguimiento del rendimiento para tomar decisiones más estratégicas basadas en números precisos y actualizados.

¿Cuáles son los módulos esenciales de un ERP?

Si bien cada empresa puede adaptar el ERP a sus necesidades, estos son algunos módulos básicos que las organizaciones deberían tener:

  • Módulo de finanzas y de contabilidad: permite gestionar las cuentas y el libro mayor, y automatizar distintas tareas relacionadas con facturación, con gastos y con activos.
  • Módulo de compras: permite gestionar la adquisición de productos o de materiales, y automatiza el seguimiento, el análisis de las ofertas y el envío de órdenes de compra.
  • Módulo de gestión de la cadena de suministro: permite gestionar tareas relacionadas con la logística, con la distribución, con el inventario y con el control del almacén para tener un registro detallado.
  • Módulo de ventas: permite crear presupuestos, emitir facturas y llevar un registro exacto del historial de ventas de la organización.
  • Módulo de recursos humanos: automatiza el procesamiento de nóminas, la gestión de contratos y el seguimiento de las ausencias, y centraliza la información relacionada con los empleados.
  • Módulo de producción: permite gestionar el uso de la materia prima, sincronizar los procesos de producción y hacer control de calidad para asegurar un uso eficiente de los recursos, lo que se traduce en menos pérdidas de tiempo y de dinero.

Desde luego, los ERP pueden ser más sofisticados e incluir módulos especializados para empresas dentro de sectores específicos, como módulos de trazabilidad para compañías que trabajan con alimentos o módulos de gestión de riesgos para detectar fraudes dentro del ámbito financiero. Al final del día, estos software son 100 % adaptables y escalables, ya lo sabes, de modo que son una solución ideal.

Al final del día, la clave es realizar un análisis interno para definir las necesidades del negocio. Toda esa información permitirá elegir a un proveedor ideal, así como un ERP que se adapta a las necesidades de la organización y sea lo suficientemente flexible como para funcionar a medida que vaya evolucionando y cambien los requerimientos.

Tipos de ERP: ¿qué opciones hay en el mercado?

Algo más que debes saber es que existen distintos tipos de ERP en el mercado, cada uno con características específicas y con ventajas y con desventajas:

  • ERP en la nube (Cloud ERP): la información se almacena en un servidor externo y se accede a ella a través de internet, lo que se traduce en costos iniciales más bajos, en mayor escalabilidad y en integraciones más sencillas.
  • ERP On-Premise: la información se almacena en los servidores de la empresa, siendo más costoso; sin embargo, hay un mayor control de la infraestructura, lo que resulta atractivo para algunas empresas.
  • ERP híbrido: la empresa puede tener un sistema físico para gestionar algunas tareas importantes o críticas, y utilizar funciones en la nube, como gestión de ventas.

Una vez más, es fundamental conocer las necesidades de la empresa y definir un presupuesto para elegir el mejor proveedor y un ERP escalable y que cuenta con todas las funciones clave para automatizar y para gestionar los procesos y las tareas dentro de la organización. Si cumples este paso, harás una inversión segura.

En conclusión…

Un ERP es el mejor aliado para las empresas que quieren crecer de forma sostenida en el tiempo. Tecnologías de este tipo permiten automatizar tareas, optimizar procesos, mejorar la comunicación entre los equipos y facilitar la toma de decisiones estratégicas con base en datos exactos y actualizados, pero descúbrelo por ti mismo… Investiga distintos proveedores en el mercado, contrata un software que se adapte a tus necesidades y aprovecha todos los beneficios de esta tecnología tan útil.