El mundo moderno está dominado por técnicas gerenciales cada vez más novedosas, que buscan impulsar el performance de las empresas, al tiempo que se integran con las personas que en ellas trabajan. Un nuevo estilo mucho menos vertical, en el que las jerarquías adquieren otras dimensiones y en el que lo prioritario no es el cumplimiento de normas estrictas, sino de objetivos comunes. Cuando hablamos de qué es una PMO nos referimos justamente a una de estas disciplinas modernas, que permiten gestionar las empresas de una manera mucho más eficaz.
La OGP, también conocida como PMP, PRINCE2, CPM, WBS o PMBOK, es la disciplina de la gestión de proyectos. Se trata de un área novedosa, que vienen incorporando las empresas con fuerza. Primero empezó penetrando en las multinacionales y empresas de grandes dimensiones. Dada su efectividad, fue permeando a diferentes tipos de empresas, rubros y sectores, haciendo la gestión tanto de trasnacionales como de pymes, mucho más fácil y efectiva. Ahora bien, para desarrollar con éxito esta área en tu empresa, requerirás del manejo de herramientas vitales, como un software de gestión de proyectos versátil y eficaz, que te permita centralizar y gestionar la información de manera eficaz.
Infografía ofrecida por Wrike – Gestión De Proyectos
Tabla de contenidos
¿Qué es una OGP?
Una OGP no es más que una Oficina de Gestión de Proyectos. Una nueva área de la gerencia moderna, en la que se impulsa una manera diferente de hacer las cosas, en la que el orden y el seguimiento impere. Se define como un grupo de profesionales que puede ser interno o externo, y que tiene por objetivo velar por el cumplimiento de las normas en la gestión de todos los proyectos que se desarrollen en una compañía.
Parte de las responsabilidades de este equipo humano son mantener las prácticas recomendadas, hacer seguimiento al estado del proyecto y concentrar los objetivos en un solo lugar. Todo ello permite la generación de un método, que facilita la repetición y generación de proyectos similares en lo sucesivo, en los que las pautas ya están marcadas y comprobadas.
Para trabajar en esta área se requiere de un estricto seguimiento a los procesos. Los miembros de esta oficina son los responsables de custodiar la documentación, los documentos y las métricas de cada proyecto. Ello les permite controlar que cada uno se ejecute en tiempo y forma, y sin excederse del presupuesto que originalmente ha sido planificado para este fin.
¿Cómo saber si requieres de una Oficina de Gestión de Proyectos?
Si trabajas en una empresa, o quizás has abierto las puertas de tu propio negocio, son varios los indicadores que pueden ayudarte a definir si te sería útil incorporar una oficina de gestión de proyectos, sea interna o externa, a tu dinámica laboral y empresarial.
La planificación no se cumple
Quizás te ha pasado en uno o en varios proyectos, aquello de diseñar una planificación para una fecha en concreto, o con un presupuesto fijo asignado, y que en la realidad esto no se cumpla. Sea que los proyectos se terminen con mucha frecuencia después de la fecha planificada, o que se lleven un presupuesto mayor al que determinaste en la fase inicial, ello te habla de la necesidad de sumar una oficina de gestión de proyectos a tu negocio.
El proyecto no se corresponde a los objetivos empresariales
A veces avanzamos en el diseño y la ejecución de tareas, sin detenernos los suficiente a preguntarnos sobre el por qué y el para qué de cada acción. Se trata de uno de los errores más comunes, especialmente cuando hablamos de las pymes, que desarrollen proyectos que realmente no estén alineados o no sumen nada a los objetivos generales de la empresa. Cada proyecto, por más pequeño que sea, debe ir siguiendo una estrategia macro de desarrollo. Si no es así, quizás una OGP pueda ser la solución.
No hay comunicación entre las partes
En cada proyecto que una empresa desarrolla, generalmente hay por lo menos dos o más partes interesadas. Piensa por un instante que eres una agencia de organización de eventos, o una agencia de publicidad. Todos los trabajos y avances que hagas, deben no solo ser comunicados, sino también discutidos con el cliente. Debe haber un flujo de comunicación constante, que garantice que las partes involucradas en el proyecto están al tanto y satisfechas con los avances conseguidos hasta el momento. Si este aspecto de tu negocio está fallando, pues puede que sea responsabilidad de una oficina de gestión de proyectos.
Fallas en el seguimiento
Y el último de los grandes indicadores que te alertan sobre la necesidad de sumar una oficina de gestión de proyectos a tu empresa, es la falta de seguimiento. Quizás tienes mucha energía en la planificación, los objetivos y las acciones iniciales. Pero ello no servirá de nada si luego no pones el foco en hacer seguimiento al proceso y a los resultados de cada acción. Es una de las principales tareas de las que puede ocuparse una OGP para elevar la eficiencia de la compañía.