Al momento de construir y mantener una empresa o negocio se hace necesaria la correcta gestión de proyectos. Ella se conforma por una serie de estrategias y perspectivas que permitirán a los colaboradores orientar esfuerzos —diseñarlos y administrarlos adecuadamente— hacia el cumplimiento de objetivos medibles y alcanzables dentro de los diferentes proyectos empresariales.
Conforme con lo anterior, las empresas deberán implementar herramientas que faciliten la optimización de tiempo y de recursos. Herramientas que les permitan enfocarse en aquello verdaderamente importante, evitando dejar pasar detalles primordiales y aumentando la productividad del equipo. Dentro de ellas, las plantillas juegan un papel fundamental.
Si quieres conocer todo sobre la importancia del uso de plantillas en la gestión de proyectos, ¡continúa con nosotros!
Tabla de contenidos
¡Alto ahí! ¿Qué es una plantilla?
Comencemos por lo fundamental: ¿Qué es una plantilla? Esta herramienta es, en términos generales, un modelo que permite crear otros documentos a partir de él. Gracias a este, se logra esquematizar los diferentes proyectos, rellenando automáticamente ciertos detalles. Dentro de estos se encuentran tareas, dependencias, cronologías, flujos de trabajo y asignados.
Las plantillas y sus elementos más comunes
Aunque las plantillas pueden contener casi que cualquier tipo de elementos, ciertamente hay algunos que aparecen con más frecuencia que otros. Entre estos se encuentran:
- Formularios de solicitud personalizables. Estos formularios permiten la obtención de información clave para el proyecto, además de guardarla adecuadamente para un uso futuro. Por otro lado, los formularios asignan nuevos proyectos a los flujos de trabajo de los diferentes integrantes de la empresa o compañía.
- Tareas y subtareas. Con ellos se identifican los hitos más comunes y se contextualizan adecuadamente.
- Paneles de control. Otorgan al equipo visibilidad de todos los proyectos.
- Estados de flujos de trabajo. Determinan en qué punto se encuentra un proyecto e informan a todos los miembros del equipo.
- Diagramas de Gantt y calendario. Optimizan plazos y asignan dependencias.
- Informes. Permiten medir automáticamente el rendimiento del proyecto.
Principales ventajas de las plantillas en la gestión de proyectos
Entre los múltiples beneficios del uso de plantillas en las diferentes etapas de la gestión de proyectos se encuentran:
1. Ahorro de tiempo
Las plantillas evitan al equipo el utilizar grandes cantidades de tiempo en el diseño de documentos cuya estructura podrá funcionar en determinadas situaciones. Las plantillas, entonces, solo requieren completar la información, sin procesos complejos ni tediosos.
2. Todos los pasos importantes estarán cubiertos
Gracias a las plantillas, el equipo podrá determinar con mayor facilidad los pasos esenciales a seguir. Esto evitará que se pase alguno por alto o se pierda información relevante.
3. Gestión de tareas
Con estas herramientas, el equipo identificará las tareas que se deben cumplir, asignará cada una a un miembro del equipo y les hará seguimiento oportuno y constante.
4. Éxito repetible
Las plantillas facilitan al equipo la consecución de objetivos con calidad constante.
5. Optimización de procesos de productividad
El uso de plantillas lleva a que el equipo descifre cómo volverse más eficiente y productivo, manteniendo dicha productividad a lo largo del tiempo.
6. Determinan el alcance exacto de los proyectos
A través de ellas, el equipo obtiene una visión general de sus proyectos, determinando su alcance y la cantidad de recursos que son necesarios para lograr su cumplimiento.
Por último… ¿Cuáles son los tipos de plantillas más comunes?
El uso de los diferentes tipos de plantillas en la gestión de proyectos dependerá, en gran medida, del tipo de empresa o negocio que las incluirá. Sin embargo, hay plantillas de uso extendido que tienen cabida en casi todos los proyectos. Ejemplos de ellas son las plantillas de gestión de tickets y servicio de asistencia, las plantillas de seguimiento de OKRs, aquellas de lanzamiento de producto, las de entrega de servicios profesionales, la de gestión de eventos y las de campañas de marketing integradas.
Infografía ofrecida por Wrike – Gestor De Proyectos Gratuitos
¡Muy bien! Ya conoces qué es una plantilla y cuáles son sus más importantes beneficios para la gestión de proyectos. Ahora te invitamos a que nos cuentes si ya habías escuchado sobre estas herramientas y si conoces alguna otra ventaja que pueda aportar al ámbito empresarial. ¡Queremos leerte!